11 Клас. Microsoft Access.

4. Робота із запитами

Запити можна створювати автоматично за допомогою майстрів, або самостійно у вікні конструкторів запитів.

Створення запитів за допомогою майстра

Для роботи в цьому режимі ніякі попередні знання не потрібні. Треба тільки розуміти кінцеву мету і керуватись інструкціями діалогових вікон майстра. Отже, процедура роботи з майстром запитів така:

1. У вікні БД відчинити вкладку Запити і натиснути кнопку Створити.
2. У діалоговому вікні Новий запит вибрати Простий запит і натиснути ОК.
3. Зазначити ім’я таблиці або запиту, по якому будується створюваний запит, і вибрати поля, із яких повинні бути отримані дані.
4. У разі необхідності зазначити додаткові таблиці або запит і вибрати з них необхідні поля.
5. Керуватись інструкціями діалогових вікон майстра. У останньому діалоговому вікні користувач може або відразу виконувати запит, або подивитися його структуру в режимі конструктора.

Якщо отриманий запит не відповідає вимогам, можна знову звернутися до майстра або внести зміни в режимі конструктора.

За допомогою майстрів можна створити також перехресні запити, запити на пошук повторюваних записів і запити на пошук записів, що не мають підпорядкованих записів у відношенні один-до-багатьох.

Робота з запитами в режимі конструктора

Для створення запиту на вибірку:

1. У вікні БД перейти до вкладки Запити і натиснути кнопку Створити.
2. У діалоговому вікні Новий запит вибрати Конструктор і натиснути ОК.
3. У діалоговому вікні Додавання таблиці відчинити вкладку, що включає об’єкти, що містять необхідні дані.
4. Для додавання об’єктів у запит двічі клацнути кнопкою миші на імені потрібного об’єкта, а потім натиснути кнопку Закрити.
5. Якщо запит містить декілька таблиць або запитів, у вікні Схема даних варто переконатися, що їхні поля з’єднує лінія. Останнє означає, що дані зв’язані. Якщо ліній немає, необхідно створити зв’язки. Якщо ж таблиці або запити зв’язані, то тип зв’язку можна змінити, тим самим, впливаючи на вибір записів у запиті.
6. Внести поля в запит, переміщуючи їхні імена за допомогою миші зі списку полів у бланк запиту.
7. Внести в запит необхідні уточнення: визначити умову відбору, порядок сортування, створити обчислювані поля (обчислювані поля створюються для обчислення суми, середнього арифметичного, перерахунку й інших дій із даними) або змінити структуру запиту.
8. Для зберігання запиту натиснути кнопку Зберегти на панелі інструментів, ввести ім’я запиту і натиснути кнопку ОК.

По закінченні створення запиту можна переглянути результати, що повертаються ним в режимі таблиці.

Створення в режимі конструктора запиту з параметрами

При запуску запиту з параметрами відчиняється одне або декілька вікон діалогу, що містять запрошення користувачу ввести умови відбору.

Для створення запиту з параметрами необхідно:

1. Створити простий запит, що містить всі необхідні поля.
2. У режимі конструктора запиту для кожного поля, що передбачається використовувати як параметр, ввести в комірку Умова відбору умову відбору і текст запрошення в квадратних дужках. Це запрошення буде виводитися при запуску запиту. Текст підказки повинен відрізнятися від імені поля, але може включати його.

Наприклад, для прийому значення групи товару можна ввести запрошення [Введіть групу товару:]. Якщо потрібно прийняти від користувача діапазон значень, можна скористатися операцією Між ... І (англійською мовою – Between… And). Для цього потрібно в осередок рядка Умова відбору ввести, наприклад, вираз Between[Введіть початкову дату:]And[Введіть кінцеву дату:].

3. Для перевірки результатів натиснути кнопку Вид на панелі інструментів і ввести значення параметру. Повернутися в режим конструктора запиту можна, знову натиснувши кнопку Вид на панелі інструментів.