11 Клас. Microsoft Access.

Етапи створення БД

При розробці БД Access загальні етапи роботи такі:

– визначення цілі створення БД;

• визначення таблиць, що повинна містити БД;
• конкретизація полів таблиці;
• визначення полів, які будуть ключовими;
• визначення зв’язків між таблицями;
• завантаження даних і створення інших об’єктів БД;
• аналіз ефективності БД засобами Access.

На цьому етапі варто визначити, які розділи інформації повинна містити БД, тобто, що буде заноситися в поля таблиць.

Визначення таблиць, що повинна містити БД

Одним із найбільш складних етапів у процесі проектування БД є розробка таблиць, тому що представлення даних, що бачить користувач (вихідні форми і звіти) не завжди відповідає структурі таблиць. Рознесення усіх полів, що вводяться по таблицям найчастіше може бути здійснено не єдиним способом.

При проектуванні таблиць варто керуватися такими принципами:

1. Інформація в таблиці не повинна дублюватися. Не повинно бути повторень і серед структур таблиць.

   Коли визначена інформація зберігається тільки в одній таблиці, тo і змінювати її потрібно буде тільки в однoмy місці. Це робить роботу більш ефективною, але найголовніше, виключає можливість розбіжності інформації в різних таблицях. Наприклад, тільки в одній таблиці повинні утримуватися номери телефонів і адреси клієнтів.

2. Кожна таблиця повинна містити інформацію тільки на одну тему.

   Відомості з окремих тем обробляються набагато легше, якщо утримуються вони в незалежних одна від одної таблицях, Наприклад, адреси і замовлення клієнтів повинні зберігатися в різних таблицях, із тим, щоб при видаленні замовлення інформація про клієнта залишилася в базі даних.

3. Конкретизація полів таблиці

Кожна таблиця містить інформацію на окрему тему, а кожне поле в таблиці містить окремі відомості з теми таблиці. Наприклад, у таблиці Замовники можуть утримуватися поля Ім’я, Прізвище, Місто, Адреса, № Тел. При цьому:

• кожне поле повинно бути пов’язане з темою таблиці;
• недопустимо включати в таблицю дані, що є результатом обчислень;
• у таблиці повинна бути присутня уся необхідна інформація;
• інформацію варто розбивати на найменші логічні одиниці (наприклад, набагато краще мати два поля Ім’я і Прізвище, а не одне поле Ім’я або П.І.Б.).

1. Визначення полів, які будуть ключовими;

   Щоб Access міг зв’язувати дані з різних таблиць, наприклад дані про замовника з його замовленнями, кожна таблиця повинна містити поле або набір полів, що будуть задавати деяке індивідуальне значення кожного запису в таблиці. Таке поле або набір полів називають ключем.

2. Визначення зв’язків між таблицями

   Після розподілу даних по таблицях і визначення ключових полів необхідно вибрати схему зв’язків даних різних таблиць. Встановити і перевірити зв’язки між таблицями можна у вікні Схема даних, обравши команду Схема даних у меню Сервіс.

   Після проектування таблиць, полів і зв’язків необхідно ще до початку заповнення таблиць даними переглянути структуру БД. Для перевірки потрібно створити декілька таблиць, визначити зв’язки між ними і ввести декілька записів у кожну таблицю, потім переглянути, чи відповідає БД поставленим вимогам Рекомендується також створити чорнові форми і звіти і перевірити, чи видають вони необхідну інформацію

3. Завантаження даних і створення інших об’єктів БД

   Якщо структури таблиць відповідають поставленим вимогам, можна вводити дані. Після цього можна створювати будь-які запити, форми, звіти, макроси і модулі.

4. Аналіз ефективності БД засобами Access.

У Access існує два інструменти оптимізації структури БД. Майстер аналізу таблиць (Сервіс – Аналіз – Таблиця) досліджує таблицю й у разі потреби пропонує нову її структуру і зв’язки, а також реорганізує її.

Аналізатор швидкодії (Сервіс – Аналіз – Швидкодія) досліджує всю базу даних, дає рекомендації по її поліпшенню, а також здійснює їх.