1. Що таке БД?

БД – це набір взаємозв’язаних даних, що обробляється як одиниця. БД, що складаються з логічних і фізичних структур, призначені для зберігання і відбору організованої інформації. Фізична структура БД визначається файлами операційної системи, що й складають БД. БД Access-97 міститься в одному файлі .mdb (або .mde, якщо до БД відносяться також приєднані таблиці). Логічна структура БД Access-97 представлена об’єктами БД – таблицями, запитами, формами, звітами, макросами и модулями. Безпосередньо дані зберігаються в таблицях Access-97.

В діловій чи особистій сфері часто доводиться працювати з даними з різних джерел, кожне з яких зв’язане з певним видом діяльності. Для координації всіх цих даних необхідні певні знання і організаційні навички. Розглянемо як перший найпростіший приклад діловодство малого підприємства, що тримає магазин одягу. У цього підприємства, зрозуміло, є постачальники. У постачальників є адреси і телефони. Глянемо, що відбудеться, якщо у одного з постачальників зміниться номер телефону. Цю інформацію доведеться оновити відразу у декількох таблицях: в електронній таблиці рахунків (оскільки постачальники для цього МП є отримувачами). Далі, слід змінити цей номер телефону у картотеці постачальників МП. Крім того, на підприємстві здебільшого є так звані списки адрес розсилки листів клієнтам МП. В цих списках містяться і номери телефонів клієнтів. Зміни слід внести і у ці списки. І, нарешті, у списках товарів також, як правило, фігурують їх постачальники, а також їх адреси і номери телефонів. Виправлення слід внести і сюди, і, можливо, не в один рядок, оскільки даний постачальник цілком можливо постачає не одно найменування товару.

Чи можна уникнути такого великого обсягу роботи? Звичайно, так. Адже саме для цього і створюються БД. БД об’єднує відомості з різних джерел у одній реляційній БД. Створювані форми, запити і звіти дозволяють швидко і ефективно оновляти дані, отримувати відповіді на запитання, здійснювати пошук потрібних даних, аналізувати дані, друкувати звіти, діаграми і поштові наклейки.

Дані однієї таблиці можна переглядати у різних об’єктах. При оновленні у таблиці вони оновлюються у всіх об’єктах, що містять ці дані. Наприклад, у описаному випадку з номером телефону нам хотілось би, щоб новий номер слід було внести тільки у одну таблицю "Постачальники", а у всі інші документи відповідна інформація надійшла би автоматично. Але саме це і робить Access. В БД відомості з кожного джерела зберігаються у окремій таблиці. При роботі з декількома таблицями встановлюються зв’язки між таблицями. Про те, як це робиться ми будемо говорити пізніше. Ясно одне – БД дозволяють формувати одні документи, використовуючи інформацію, що міститься у інших документах.